Als je eenmaal verloofd bent, kan het vinden van de perfecte trouwlocatie behoorlijk lastig zijn. Voordat je hierin de definitieve knopen gaat doorhakken, is het handig om een aantal praktische vragen te stellen aan jullie droomlocatie. Met deze praktische vragen ben je in ieder geval goed voorbereid. Wanneer je de trouwlocaties bezoekt let dan op de kleine details. Heeft de locatie een website of een brochure, dan zal je daar ongetwijfeld al veel antwoorden op je vragen in terugvinden.
Gemeente
Weten jullie al in welke gemeente jullie willen trouwen? Check dan eerst de regels van de gemeente voor trouwlocaties na. Deze kunnen namelijk per gemeente verschillen. Yes, helaas is dit echt enorm verschillend en kun je daar alvast op voorbereid zijn. Bij de ene gemeente mag je bijvoorbeeld niet buiten trouwen, terwijl dit voor jullie juist zo belangrijk is. En bij een andere gemeente moet er een officiële trouwambtenaar aanwezig zijn tijdens de ceremonie, van die gemeente. En als een lieve vriend jullie graag zou willen trouwen dan weet je dat hier bepaalde kosten aan verbonden zijn.
Toegankelijkheid
Check altijd of er genoeg parkeergelegenheden aanwezig zijn. Liggen deze in de buurt van de locatie of moeten jullie gasten een stukje lopen? Is het betaald parkeren, gratis of moet je een parkeerkaart neerleggen? Doordat je dit van tevoren weet kun je nadenken of je de gasten met een grote bus tegelijkertijd laat komen, je gepersonaliseerde parkeerschijven laat maken of dat alle gasten de gehele dag hun auto kunnen laten staan.
Wat ook vaak vergeten wordt, is om te checken of de locatie ook rolstoelvriendelijk is. Zo kan je oma, vriend of kennis ook optimaal genieten van jullie dag.
Data en tijden
- Is de locatie op jullie trouwdatum beschikbaar?
- Gaan er ook andere bruiloften of evenementen door op jullie trouwdag?
- Is de locatie geopend voor andere gasten op jullie trouwdatum?
- Vanaf hoe laat kunnen jullie terecht voor de opbouw?
- Hoe laat kunnen de leveranciers terecht?
- Wanneer moet alles weer opgeruimd (afbouw) zijn?
- Kun je de hele dag en avond gebruik maken van de locatie?
- Tot hoe laat kan jullie bruiloft doorgaan?
Locatie
- Wat is de capaciteit van de locatie – hoeveel gasten kun je er ontvangen? Zijn er verschillende ruimtes, check dan goed welk onderdeel van de dag hier kan plaatsvinden en wat hiervan de capaciteit is.
- Kun je een zaalplannetje krijgen, met daarop de juiste afmetingen?
- Van welke ruimte(s) en tuin(en) mogen jullie gebruik maken? Zijn hier extra kosten aan verbonden?
- Beschikt de feestzaal over voldoende stoelen en tafels? Is er een mogelijkheid om deze te bekijken?
- Wat zijn de afmetingen van de tafels?
- Kunnen jullie bij mooi weer naar buiten?
- Is er een mooie plek om foto’s te maken?
- Waar bevinden zich de toiletten?
- Is er een garderobe aanwezig?
- Is de locatie kindvriendelijk/ rolstoelvriendelijk?
- Zijn kaarsen toegestaan in verband met brandveiligheid?
- Mag er confetti of rijst gestrooid worden?
- Is er een dansvloer aanwezig?
- Is er een podium aanwezig/ is er mogelijkheid tot het maken van een podium?
- Zijn alle audiovisuele diensten (geluidsboxen, verlichting voor de dansvloer, microfoon, projector) aanwezig? Mag er ook gebruik gemaakt worden van een eigen meegebrachte installatie?
- Hoe ‘aangekleed’ is de locatie? Zit er bepaalde decoratie inbegrepen in de huur?
- Mag je een keer komen kijken wanneer de locatie is opgebouwd voor een ander trouwfeest?
- Is er een ruimte waar jullie je even kunnen terugtrekken, om op te frissen en jullie spullen te verzamelen?
- Is er een kluis aanwezig voor de enveloppen?
- Moet de locatie na afloop schoongemaakt worden of wordt daarvoor gezorgd? Zit dit al bij de prijs inbegrepen?
Styling
- Wat zijn de mogelijkheden om zelf de trouwlocatie te stylen, of te laten stylen door een stylist?
- Aan welke eisen moet het dan voldoen?
- Is er een ruimte waar de stylist zijn spullen kan neerzetten?
Drank en catering
Voor de verzorging van de drank en catering op jullie bruiloft hebben jullie een aantal opties. Willen jullie de drank op nacalculatie laten berekenen of willen jullie de drank uitkopen? In het eerste geval schrijft het personeel van de locatie op wat iedereen drinkt en krijg je na de bruiloft de rekening gepresenteerd. (Wat in het geval van alcohol liefhebbende vrienden nogal eens naar kan uitpakken).
In het tweede geval betaal je een vast bedrag aan de locatie en heb je na je bruiloft nergens meer omkijken naar.
Is er überhaupt een alcoholvergunning?
Ook voor de catering is het handig goed na te vragen wat jullie mogelijkheden zijn. Bij sommige locaties is alleen catering verzorgd door de trouwlocatie mogelijk. Informeer dus goed bij de locatie wanneer je dus eigen catering wilt laten komen. Check ook altijd of je dieetwensen door kunt geven en binnen welk termijn moet de locatie dit weten?
Overnachtingsmogelijkheden
Willen jullie graag de huwelijksnacht doorbrengen op jullie trouwlocatie, of blijven er een aantal gasten slapen? Informeer naar de mogelijkheden van bijvoorbeeld een bruidssuite en slaapmogelijkheden voor jullie gasten. Kunnen de gasten niet op locatie blijven slapen? Informeer dan naar eventuele hotels in de buurt.
Vragen over de organisatie
- Is jullie contactpersoon zelf aanwezig op de dag van jullie feest?
- Is er een back-up plan wanneer het gaat regenen. I know, hier wil je niet aan denken maar helaas is het weer niet het meest betrouwbare.
- Tot wanneer mogen er aanpassingen gemaakt worden in het programma, aantal gasten of het menu?
- Hoe maak je de reservering definitief?
Vragen over de kosten
- Wat zijn de totale kosten?
- Is de zaalhuurprijs lager op andere dagen tijdens de week (bv donderdag, vrijdag of zondag)? Is er verschil tussen hoog- en laagseizoen?
- Wat zit er precies bij de kosten inbegrepen?
- Hoeveel moet er van tevoren aanbetaald worden?
- Hoe is de locatie verzekerd in verband met diefstal en ongevallen? Is dit bij de prijs inbegrepen?
- Moet je zelf nog een verzekering afsluiten?
- Wat zijn de algemene voorwaarden als je wilt annuleren?
- Als gasten cancelen, wat gebeurt er dan? Krijg je dan het geld terug of misschien een korting?
COVID-19: Uitstel en annulering
- Is er een tijdslimiet voor verplaatste data bij uitstel, bijv. 12 maanden vanaf de oorspronkelijke datum?
- Hoe ver voor jullie trouwdatum wordt er bekeken of het uitgesteld moet worden?
- Is er momenteel beschikbaarheid voor later dit jaar/volgend jaar/het jaar erna?
- Wat is de beste manier om contact op te nemen als de locatie tijdelijk gesloten is?
- Check de algemene voorwaarden op een aangepast coronabeleid.
En nog een kleine tip… begin op tijd!
Begin jullie zoektocht naar jullie perfecte trouwlocatie op tijd! Locaties zijn vaak al maanden (soms zelf een tot twee jaar) van tevoren gereserveerd. Dus heb je drie mooie plekken op het oog? Reserveer ze dan meteen en maak snel je beslissing welke het definitief gaat worden. Zo hebben jullie gegarandeerd jullie droomlocatie te pakken!
Een ervaren weddingplanner kan je helpen bij het maken van de juiste beslissingen en het vinden van de meest mooie trouwlocaties. Dit scheelt je veel tijd en stress. Samen kunnen we het de beleving bepalen zodat alles bij elkaar komt als geheel.
Hoe gaat het met jullie zoektocht naar de perfecte trouwlocatie? Heb jullie al die ene speciale locatie gevonden? Heb je nog vragen hierover? Stel ze gerust in de comments hieronder of laat me weten voor welke locatie jullie hebben gekozen!
